Các giải pháp xây dựng hệ thống họp trực tuyến

Spread the love

Hệ thống họp trực tuyến đang ngày càng thâm nhập vào quy trình làm việc hàng ngày của chúng ta, vượt ra ngoài phòng họp với thiết bị di động. Sự thay đổi đã trở nên khả thi nhờ sự chuyển đổi ngày càng tăng từ các hệ thống phòng phần cứng thuần túy (ví dụ: Polycom, Cisco, LifeSize) sang các giải pháp phần mềm và phần cứng-phần mềm. Quá trình chuyển đổi được thúc đẩy bởi một số yếu tố, nhưng các động lực chính là:

Các giải pháp hội nghị truyền hình phần mềm cung cấp cùng một chức năng với giá cả phải chăng hơn.
Các giải pháp hội nghị truyền hình phần mềm mang lại sự linh hoạt hơn cho nơi làm việc và phòng họp so với các điểm cuối hội nghị truyền hình kế thừa nhờ phương pháp BYOD.

Xem thêm:

Vì vậy, làm thế nào để bạn xây dựng một không gian họp hoàn hảo, nơi mọi người có thể được nhìn thấy và nghe thấy? Bài viết này mô tả cách lắp các phòng họp có quy mô khác nhau với thiết bị hội nghị truyền hình, được minh họa bằng các ví dụ cụ thể.

Để tìm phần thiết bị AV (âm thanh) tốt nhất cho phòng hội nghị của bạn hoặc nhận được đề xuất miễn phí, vui lòng liên hệ với chúng tôi, chúng tôi rất sẵn lòng trợ giúp.

1, Hệ thống họp trực tuyến tiêu chuẩn là gì?

Phòng họp là không gian cộng tác quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tại đây, nhân viên của bạn điều hành các cuộc họp và tóm tắt, thảo luận các dự án và động não các ý tưởng mới hàng ngày.

Các cuộc họp trực tuyến cũng không ngoại lệ và các phòng họp hiện đại cũng được sử dụng để tạo điều kiện cho các cuộc họp video với những người tham gia từ xa. Thiết bị AV cho phép các đồng nghiệp từ xa nghe và nhìn thấy nhau trong thời gian thực và chia sẻ nội dung (bản trình bày, trang trình chiếu, tài liệu hoặc video).

Theo quy định, các phòng họp cỡ trung bình có kích thước khoảng 4.5m x 6m và có thể chứa từ 8 đến 10 người.

2, Hệ thống họp trực tuyến tích hợp các mô-đun về hình ảnh và âm thanh

Trước khi chúng ta đi đến các ví dụ cụ thể về thiết bị, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn phương pháp mô-đun.

Tích hợp AV không còn là một nhiệm vụ dành riêng cho từng lĩnh vực. Trước đây, tùy chọn duy nhất để trang bị cho phòng họp của bạn từng là điểm cuối hội nghị truyền hình phần cứng với các thành phần được xác định trước. Ngày nay, ngày càng nhiều công ty có xu hướng chuyển sang phòng họp dựa trên PC và cài đặt các ứng dụng khách hội nghị truyền hình, chẳng hạn như Skype, Polycom Realpresence Desktop hoặc TrueConf.

Cả giải pháp phần cứng và phần mềm đều xử lý các tác vụ của chúng bằng cách cung cấp hội nghị truyền hình, nhưng chúng sử dụng các cách tiếp cận khác nhau:

Phương pháp phần cứng liên quan đến thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng được lắp đặt trong phòng, tức là các kiểu máy quay video và micrô cụ thể, CPU có chức năng nhất định, v.v. Nó cũng có các đầu nối độc quyền giữa CPU và thiết bị AV. Tất cả những điều này làm cho việc thay thế các thành phần của hệ thống hội nghị truyền hình của bạn trở nên vô cùng khó khăn. Ví dụ: Polycom sản xuất máy quay video có đầu nối HDCI không chuẩn, buộc khách hàng phải mua thiết bị đầu cuối phần cứng của Polycom để kết nối máy ảnh với. Nếu bạn cần kết nối máy ảnh của mình với bộ chuyển đổi video để xây dựng hệ thống hội nghị truyền hình phức tạp hơn, điều đó sẽ gây ra nhiều khó khăn hơn. Nhìn chung, hệ thống phòng như vậy thiếu tính linh hoạt, trong khi giá cả cao khiến một số khách hàng không thể chi trả được.
Thiết lập phòng họp dựa trên PC linh hoạt hơn nhiều về lựa chọn thiết bị, vì các giao diện kết nối (USB, HDMI và giắc cắm 3,5 mm) được tiêu chuẩn hóa và có sẵn trong bất kỳ máy tính hiện đại nào.

Mô hình giám sát từ xa với điện thoại IP

Tùy chọn thứ hai thể hiện cách tiếp cận phòng họp mô-đun, cho phép bạn chia tất cả thiết bị AV thành một số hệ thống con có thể thay đổi mà không làm mất chức năng tổng thể. Tín hiệu video và âm thanh của các hệ thống con này được chuyển hướng đến một điểm cuối máy khách, tức là PC. Dưới đây là một số hệ thống mở rộng này:

Hệ thống con truyền hình mạch kín hoặc hệ thống máy quay video. Các phòng họp có kích thước lớn yêu cầu một số máy quay video để ghi lại tất cả những người tham gia hội nghị, trong khi đối với phòng họp cỡ trung bình, một camera PTZ duy nhất là quá đủ.
Hệ thống hiển thị (máy chiếu, màn hình hoặc bảng video). Tấm nền LCD ngày càng phổ biến nhờ tính khả dụng và tiện lợi rộng rãi. Khi chọn kích thước TV, hãy tuân theo một quy tắc đơn giản: khoảng cách từ TV của bạn đến người tham gia gần nhất phải bằng ít nhất một chiều dài đường chéo của nó, khoảng cách đến người tham gia xa nhất không được nhiều hơn bốn đường chéo.Dựa trên khuyến nghị này, rõ ràng là một căn phòng dài cần một chiếc TV lớn. Trong một số trường hợp, tùy chọn hệ thống con hiển thị tốt nhất là tường video hoặc các màn hình trùng lặp.

Micro ngoài — Micro cổ ngỗng hội nghị ngoài

Video wall là một tập hợp các thiết bị hiển thị kết hợp (khối hiển thị hình chiếu, màn hình plasma hoặc LCD) cho phép bạn phát nội dung từ các nguồn khác nhau ở chế độ nhiều cửa sổ. Vấn đề về bức tường video là rất lớn và vượt ra ngoài phạm vi của bài viết này. Tuy nhiên, các thông số chính bạn cần chú ý là kích thước tính bằng inch, đường nối (thường là 5,5 mm), chế độ hoạt động, nguồn video và các chức năng được thực hiện bởi bộ điều khiển video wall.
Khi cộng tác trên các tài liệu, các bảng phụ hữu ích hơn một màn hình lớn, vì chúng sao chép hình ảnh trên màn hình chính. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng bộ chia tín hiệu video.Hệ thống con thu âm thanh. Micrô ranh giới đa hướng được thay thế bằng điện thoại có loa, tức là thiết bị kết hợp mảng micrô và loa. Chúng được kết nối với PC qua USB và cung cấp khả năng khử tiếng vọng và tiếng ồn hiệu quả cũng như thu âm thanh tầm xa. Ngoài ra, điện thoại có loa hỗ trợ kết nối daisy để mở rộng vùng thu âm thanh.
Hệ thống phụ âm thanh. Bạn có thể thoải mái lựa chọn với nhiều lựa chọn khác nhau: từ loa kéo, loa TV LCD cho đến loa âm trần phủ sóng cả căn phòng.

3, Hệ thống họp trực tuyến có màn hình hiển thị ngoài.

Phòng hội nghị đang được xem xét là một không gian họp thông thường có kích thước trung bình (20×23 feet) có thể chứa tối đa 10 người xung quanh một bàn kéo dài dọc theo trục màn hình.

Hệ thống phụ thông tin hiển thị bao gồm một TV LCD 49 inch với loa tích hợp 10W. Bàn họp hình chữ nhật dành cho 8 người được đặt cạnh TV. Căn phòng có trần cao 11 mét, tường thạch cao và sàn trải thảm.

4, Thiết kế giải pháp xây dựng hệ thống họp trực tuyến

Như đã đề cập trước đó, phương pháp mô-đun mang lại sự linh hoạt và tự do hơn trong việc lựa chọn thiết bị AV tùy thuộc vào nhu cầu và ngân sách của bạn.

Bài viết này sẽ giới thiệu một số thiết kế phòng họp được minh họa bằng các ví dụ thiết bị cụ thể.

Chúng tôi đã chọn phần mềm hội nghị truyền hình của TrueConf, nhà phát triển hội nghị truyền hình hàng đầu ở Đông Âu và cài đặt ứng dụng khách TrueConf trên PC chạy Intel NUC với bộ xử lý Intel i3 và RAM 4GB trên bo mạch. Tuy nhiên, bạn có thể tự do chọn bất kỳ ứng dụng hội nghị truyền hình nào khác: Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, Cisco Webex, Polycom RealPresense, v.v. Thiết bị hội nghị truyền hình được mô tả trong bài viết này tương thích với bất kỳ giải pháp nào trong số này, đây là một lợi thế khác của cách tiếp cận mô-đun.

Xem thêm: Micro không phòng họp

Phòng trò chuyện nhóm (1-4 người tham gia).

Nếu bạn muốn phù hợp với một phòng họp nhỏ hoặc một nơi làm việc điều hành với giá cả phải chăng, chúng tôi đề xuất bộ thiết bị hội nghị truyền hình công ty sau:

Webcam HD Pro của Logitech C920. Webcam Full HD, kết nối với PC qua USB 2.0 và có thể gắn trên TV.
Phoenix Audio Duet PCS. Thu âm thanh ở phạm vi 3-5 feet, kết nối với PC của bạn qua USB.
hoặc là Phoenix Audio Duet EXE, có thể được sử dụng làm tai nghe cho điện thoại văn phòng có giắc cắm RJ11 hoặc cho điện thoại thông minh của bạn có giắc cắm 3,5 mm.

Khi hệ điều hành của bạn coi webcam và loa ngoài là thiết bị video và âm thanh, bạn đã sẵn sàng. Đây là bộ này trông như thế nào trong phòng họp của chúng tôi:

Bộ này phù hợp cho các nhóm làm việc nhỏ từ 3–4 người tham gia hoặc cho các nơi làm việc cá nhân với tỷ lệ giá cả / chất lượng tuyệt vời. Xin lưu ý rằng bộ này không phù hợp với các đội lớn hơn.

Phòng họp cỡ vừa dành cho 6-8 người tham gia

Nếu bạn có nhiều người hơn trong bàn hội nghị, hãy thay thế webcam của bạn bằng camera PTZ và loa ngoài của bạn – bằng một kiểu máy cao cấp để thu âm thanh tầm xa (phương pháp mô-đun đang hoạt động!)

Xem thêm: Micro không dây nhập khẩu

Trước khi tìm hiểu về các thiết bị cụ thể, chúng tôi muốn đưa ra một số khuyến nghị về cách bố trí máy quay video trong phòng họp. Các thông số quan trọng của bất kỳ máy quay video nào là zoom quang học và góc nhìn. Zoom quang học có nghĩa là máy ảnh sử dụng ống kính của nó để phóng đại hình ảnh. Góc nhìn xác định kích thước của không gian phòng được chụp. Ví dụ, góc nhìn tiêu chuẩn là 72 độ cho phép người tham gia ngồi ở khoảng cách không gần hơn 5 feet. Đồng thời, một máy quay phim có góc nhìn 105 độ sẽ ghi lại những người ngồi đủ gần máy ảnh (ở khoảng cách 3 feet). Nên lắp đặt camera ở độ cao từ 4-6 feet so với mặt sàn.

Dưới đây là một số gợi ý của chúng tôi:

Logitech Rally là camera PTZ cao cấp với hệ thống hình ảnh Ultra-HD. Với tính năng Pan / Tilt / Zoom cơ học, zoom HD 15X, trường nhìn 90 ° và cảm biến 4K, Rally ghi lại mọi người trong phòng với chất lượng video tuyệt vời.
Huddly Go là một máy ảnh HD ePTZ, trường nhìn 150 độ, Pan / Tilt / Zoom kỹ thuật số với zoom kỹ thuật số 3x không mất dữ liệu.
CleverMic Wide là một máy quay video PTZ Full HD, trường nhìn 105 độ, zoom quang 3x và zoom kỹ thuật số 3x. Máy ảnh được điều khiển từ xa và có thể chuyển đổi giữa các cài đặt trước. Bạn có thể chụp cận cảnh người chủ trì cuộc họp, từng người tham gia hoặc bảng lật chỉ bằng một cú nhấp chuột

Đối với nhóm 6-8 người, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng loa ngoài Phoenix Audio Spider (MT503) với phạm vi thu âm đảm bảo là 8 feet. Loa ngoài có bốn micrô tích hợp và một loa công suất trung bình (5 W) bao phủ toàn bộ căn phòng. Spider có bảng điều khiển cảm ứng tiện lợi với các nút điều khiển micro. Công nghệ khử tiếng vọng và tiếng ồn, thuật toán tìm hướng và các tính năng hữu ích khác đảm bảo giao tiếp thoải mái với những người tham gia từ xa.

Mô hình phòng họp với micro và loa tích hợp

Máy quay video và loa ngoài là thiết bị plug-and-play, kết nối qua giao diện USB và được hệ điều hành xác định là thiết bị video và âm thanh. Tất cả các trình điều khiển cần thiết đều được cài đặt tự động, vì vậy quá trình cài đặt và thiết lập thường mất không quá năm phút.

Phòng họp cỡ trung bình cho hơn 8 người tham gia

Nếu số người trong phòng nhiều hơn tám người thì sao? Trong trường hợp này, bạn cần một máy quay video có zoom quang học lớn và nhiều loa ngoài để thu âm thanh.

Logitech Rally cũng rất tuyệt vời cho các phòng họp lớn. Zoom HD 15X, trường nhìn 90 ° và khung hình thông minh sẽ là quá đủ cho các nhóm lớn.
Bolin 8 SERIES 4K HDBaseT là máy ảnh UltraHD PTZ với trường nhìn 70 ° và thu phóng quang học 20x. Hỗ trợ lên đến 128 cài đặt trước và có thể được quản lý thông qua điều khiển từ xa.
CleverMic Uno là máy ảnh FullHD PTZ với zoom quang 12x cho phép bạn chụp cận cảnh bất kỳ người tham gia cuộc họp nào hoặc trình diễn nội dung từ bảng lật. Điều khiển từ xa giúp quá trình họp hiệu quả và tương tác hơn.
Để mở rộng vùng thu âm thanh, bạn có thể kết nối Phoenix Audio Spider (MT503) với tối đa 15 loa thoại Phoenix Audio và gắn trên trần.

Điện thoại IP cũng không còn xa lạ trong các phòng họp. Điện thoại hội nghị Phoenix Audio Spider (MT505) không chỉ là một loa ngoài mà còn là một điện thoại IP. Ảnh dưới đây cho thấy cách sử dụng loa ngoài MT503 và điện thoại hội nghị MT505 để thu âm thanh. Trong thiết lập này, người đăng ký điện thoại có thể dễ dàng tham gia cuộc gọi điện video của bạn bất kỳ lúc nào nhờ bộ trộn USB và giao diện SIP tích hợp trong điện thoại hội nghị.

Phòng họp cỡ trung bình với nhiều micro

Một cách khác để thu âm thanh trong phòng họp lớn là sử dụng mảng micrô Phoenix Audio Condor (MT600).

Mảng micrô này là một ống dài 4 feet với 15 micrô tích hợp cung cấp khả năng thu âm thanh ổn định từ độ sâu lên đến 33 feet. Hệ thống khử tiếng vọng và tiếng ồn tích hợp và bắt đồng thời một số loa giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng và thú vị. Mảng micrô kết nối với PC qua USB và có thể được đặt trên bàn hội nghị hoặc gắn trên tường dưới TV để mang lại trải nghiệm phòng không lộn xộn. Ngoài ra, Condor cũng có thể kết nối với điện thoại SIP. Bạn cũng có thể kết nối loa với Condor để phủ kín phòng.

Mảng micrô này là một ống dài 4 feet với 15 micrô tích hợp cung cấp khả năng thu âm thanh ổn định từ độ sâu lên đến 33 feet. Hệ thống khử tiếng vọng và tiếng ồn tích hợp và thu đồng thời một số loa giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng và thú vị. Mảng micrô kết nối với PC qua USB và có thể được đặt trên bàn hội nghị hoặc gắn trên tường dưới TV để mang lại trải nghiệm phòng không lộn xộn. Ngoài ra, Condor cũng có thể kết nối với điện thoại SIP. Bạn cũng có thể kết nối loa với Condor để phủ kín phòng.

Phòng họp lớn cho hơn 10 người tham gia

Để thu âm thanh trong các phòng họp dành cho 10 người tham gia trở lên, bạn nên sử dụng hệ thống hội nghị. Hệ thống hội nghị là một bộ thiết bị âm thanh thực hiện các chức năng hội nghị cụ thể và bao gồm một thiết bị trung tâm và một số bảng điều khiển micrô cổ ngỗng. Bảng điều khiển micrô định hướng cung cấp khả năng thu âm thanh tuyệt vời cho mỗi người tham gia. Có thể kích hoạt tối đa sáu bảng điều khiển cùng một lúc.

Hệ thống hội nghị có thể có dây và không dây. Các bảng điều khiển micrô có dây được nối thành một chuỗi, trong khi hệ thống không dây cung cấp nhiều tự do hơn về mặt thiết lập thiết bị. Tín hiệu âm thanh từ bảng điều khiển micro được truyền qua thiết bị trung tâm trực tiếp đến PC (tới giao diện dòng vào) hoặc tới bộ trộn âm thanh hoặc điểm cuối hội nghị truyền hình phần cứng.

Samcen 6100MA với micro S6050D có thể được sử dụng như một hệ thống hội nghị có dây trong phòng họp.
Shure Microflex Complete Wireless mang lại độ tin cậy không dây cho tối đa 125 thiết bị và 8 kênh thông dịch.
Hệ thống BKR WCS-20M với micrô BKR WCS-20M2 cũng có thể được cài đặt như một hệ thống không dây.

Hệ thống hội nghị cũng cung cấp tính năng tự động theo dõi diễn giả và hướng camera PTZ tới bảng điều khiển micrô đang hoạt động mà không cần bất kỳ hệ thống điều khiển bổ sung nào (Crestron, AMX, v.v.).